东莞市莞香花青少年服务中心

财务管理制度

 

第一章 财务工作管理

第一条  为使东莞市莞香花青少年服务中心（以下简称“中心”）经费支出管理规范化、制度化，严格控制费用支出，提高经费使用效率，根据《民办非企业会计制度》及相关财务规定特制定本制度。

第二条  本制度所称经费包括一般管理经费和专项活动经费。

（一）管理费用，是指中心为管理其业务活动所发生的各项费用。包括理事会经费和行政管理人员的工资、奖金、住房公积金、社会保险费、实习生补贴，以及办公费、水电费、通讯费、差旅费、折旧费、维修维护费、租赁费、无形资产摊销费、、记账费、资产盘亏损失、资产减值损失、因预计负债所产生的损失、聘请中介机构费等。其中，福利费应当依法根据民间非营组织的管理权限，按照理事会或类似权力机构等的规定据实列支。

（二）专项活动经费，是指中心为了实现其业务活动目标、开展活动或者提供服务所发生的费用。中心所从事的项目、提供的服务或者开展的业务所需之相关费用全部归集在“专项活动经费”项目下进行核算和列报。

第三条  莞香花收入来源于

1.政府补助收入

2.捐赠收入

3.提供劳务收入

4.其他收入

第四条  项目人员在申请项目时需通知相关人员（项目经办人、财务人员）专项收入需项目人员把合同或协议、资金管理办法、项目申请书及其它相关文件（方案）交至财务人员。

第五条  财务人员主要职责

1.处理账务；

2.编制会计凭证和会计报表，装订会计凭证；

3.每月上报税务资料；

4.处理现金以及银行报销单据，编制现金银行日记账；

5.跟进各服务经费的资金使用进度，并定期向理事会汇报；

6.保管使用财务印章、票据、记账凭证、账簿等；

7.按规定发放中心工作人员工资、补贴、福利等。

第二章 财务审批、报销规定

第一条  中心重大的财务支出实行理事会研究决策，专项活动经费支出由项目负责人、中心负责人按照权限审批，日常经费支出由财务人员直接负责并报中心负责人审批。

第二条  财务审批权限如下

单个活动项目经费开支在500元（含500元）以下的，由项目负责人审批后报备中心负责人；单个活动项目经费开支在500元以上2000元（含2000元）以下的，项目执行人员填写物品申请单，由中心负责人审批后，安排统一购置；单个活动项目经费开支在2000元以上的，由中心负责人审批后报备理事会，交财务统一购置。

第三条  财务报销流程

各项活动结束后一周内把报账资料提交财务人员报销，日常经费支出一般每月报一次，报账基本流程如下：

（一）制作结算清单。活动结束后办理结算，详细写好结算清单，类型填写清楚“转账”或“现金”，根据活动经费总额，收集相关报销单据。

（二）收集和整理单据、合同。各项支出需具备合法的支出凭证和完备的手续，报销凭证必须是税务部门印刷的正式发票或财务部门统一印刷的内部使用收据。报销单据应写清楚单位或个人名称、收费项目、金额、开票时间等，不得随意涂改。

（三）填写报销单。申请报销的工作人员必须填制完整费用报销单，费用属于哪个专项需向负责人申报，在备注栏内填制专项活动的项目名称，附上活动方案细则，并将票据贴在报销单据粘贴单，填制完后交财务核算。现金报销，直接填写报销单据；转账报销，需填写付款申请书。

（四）核查、审批。财务人员对单据、合同的完整性和规范性进行核查后，交至负责人审核、审批。

第四条  财务报销凭证应符合下列要求：

（一）发票凭证

1.机打发票；

2.定额式发票；

3.机打发票需机构全名；手写发票无效;

4.印章要齐全，事业单位的收据，要有财务专章；企业和个体户须是税务部门统一印制的发票，有收款单位发票专用章；

（二）其他凭证

1.活动经费报销。所有专项活动报销需附上活动方案、单个活动的费用结算清单。

2.劳务费报销。劳务费报销均需劳务费签领表，单个活动单笔劳务费超过800元（不含800元）的，需签订合作协议、开据劳务费发票报账；单个活动单笔劳务费800元（含800元）以下的，可直接签领报账。

3.培训费报销，应当提供培训方案、通知等凭证。

4.差旅费报销，应当提供会议或活动通知，机票、车船票、餐费、住宿费发票等凭证。

每笔费用必须合理、真实，并出具正规发票。如未按以上要求实行，可不给予报销。

第三章 费用支出规定

第一条  办公设备购置。大型办公设备由理事会结合中心需要和当年预算情况审批决定，进行统一采购。

第二条  日常办公用品购置。每月5日前各项目根据需要，书面提出购买申请，交中心负责人审核，由财务人员统一集中购置。

第三条  专项活动费。活动前，工作人员根据活动安排，做好活动费用预算，并按照审核权限进行审核。活动结束后，及时办理结算，并按报销程序进行报销。活动费按照专项经费使用计划从中开支，对非预算范围或超出预算资金的活动，调整增加的支出要优先从专项活动经费的项目内部调剂，原则上不超出专项经费使用额度。

1.志愿者交通、误餐补贴。在专项活动产生误餐费标准为每人每餐20元、交通费（公共交通，含地铁）按照具体支出实报实销；如因紧急服务或物资运送需要汽车租赁或乘坐计程车，根据实际票据报销，标准为市区（南城、东城、莞城、万江）范围内不得超过50元/次（单程），前往其他镇街的不得超过150元/次（单程），统一归到该活动项目报销经费中。

2.劳务费。经常支出的劳务费一般有摄影劳务费、讲课劳务费，具体标准如下：

（1）摄影劳务费，摄影劳务费由具体活动负责人与摄影人员自行商定，一般为每天200元（含交通费等）。

（2）讲课劳务费，主要用于培训讲师的支出，需提前向中心负责人申请审核，参照标准为（税后）：初级职称讲师每半天最高不超过800元，中级职称讲师每半天最高不超过1500元，高级职称讲师每半天最高不超过2000元，院士、全国知名专家每半天一般不超过3000元。

第四条  差旅费。差旅费开支包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。城市间交通费和住宿费在规定标准内凭据报销，伙食补助费和市内交通费实行定额包干。

1.城市间交通费：乘坐飞机、火车、轮船等公共交通工具（不包括出租小汽车）产生的费用凭据报销，原则上不乘坐飞机，因出差旅途较远或出差任务紧急而乘坐飞机要从严控制，需经中心负责人批准方可乘坐飞机。若目的地公共交通不便利，要租赁汽车或私车公用，需提前申请报备，注明乘车人数、往返路程公里数，租赁费用实报实销，私车公用经批准同意则按公里数标准进行一定补助。

2.市内交通费：按出差自然（日历）天数实行定额包干，每人每天50元。

3.住宿费：标准为每人每天150元，无住宿费发票或统一安排住宿的的，一律不予报销。

4.伙食补助费：在市外出差的，按出差自然（日历）天数每人每天80元，有统一安排伙食和市内出差的，不发放伙食补助费。

第五条  实习生补贴。中心根据工作需求招募的实习生，在实习期间，每人每天发放补贴30元（含伙食补助和交通补助）。具体的实习协议及应发补助人员、发放天数及金额由学校部制定方案，办公室落实资金发放。

第四章 物资采购规定

第一条  各项目根据每年物资的消耗率、损耗率进行预测，编制采购计划和预算，报中心负责人审核。

第二条  计划外采购或临时增加的项目，须制定计划或报服务总监审核。

第三条  计划外和临时少量急需品，需经各项目负责人批准后，方可采购。

第四条  中心负责人对各项目采购计划和预算进行审核，经审核的计划交财务人员监督实施。

第五条  采购价值在1000元以上的物品要有2人以上共同办理；大宗用品或长期需用的物资，必须向2家以上供应商摸底询价，报理事会通过后方可购置。

第六条  采购人员采购物资付款，按实际情况使用银行转账或者支付现金。

第五章 印章管理

第一条  中心印章包括中心公章、财务专用章、法人私章等。

第二条  法人私章由理事长保管、中心公章由副总干事保管、财务专用章由财务人员保管，以上印章且需存放于指定地点。

第三条  保管人员必须坚守职责，未经批准，不得将印章带出办公室，不得私用，不得委托他人代管。

第四条  保持印章使用的严肃性。各类印章只限使用在正式公文、函件上，严禁在空白介绍信上盖章，印章使用必须做到用章登记。

第五条  印章保管人因请假等原因，需临时请他人代管印章的，应履行代保管手续，并注明代保管时间和代保管人；在原保管人回到岗位后，应立即将印章归还原保管人。

第六条  印章保管人离职或异动时，需办理相关印章交接手续，由理事长监督进行交接或收回，交接时应记录相应交接的时间、人员、枚数、名称。

第七条  印章如有丢失、损坏、被盗、误用等情况，应立即书面向总干事汇报，并采取相应的补救措施。

第六章 报销审批程序

第一条  同工报销需提前至少一周时间将“活动计划”（内含预算表）、“财务报告”发至机构邮箱dggxhzx@163.com并抄送督导，待相关部门确定报销预算与活动计划是否相符合，进行初审批；

第二条  报销人报销填写时需使用黑色油性水笔或签字笔签字，发票必须明晰明确并附明细清单；

第三条  报销人报销需填写《费用报销单》，发票及报销单据需粘贴在《报销单据黏贴单》；

第四条  填写完成后由财务确定单据是否齐全；

第五条  由中心服务部总监签名复核；

第六条  由中心副总干事签名确认；

第七条  如情况紧急，活动开支未能提前一周申请，需先联系请示相关部门负责人，得其同意后方可予以通过，待活动结束时应及时补办相关手续。

第七章 报销流程

 

一、报销审批流程

 

第一条  报销人填写《费用报销单》（以下统称：报销单），注明支出项目、金额、原始票据数量等基本信息，并在报销人处签字，如领款人也是报销人，一同签字。

 

 

 

 

 

 

 

第二条  所有票据粘在票据粘贴单上，粘贴单对其下方左侧表格线。

 

 

第三条  报销人将填写完整的报销单交财务复核。复核无误后交由中心负责人审批。审批后的报销单如图所示：

 

第四条  项目费用转账需填制付款申请单。

第五条  财务每月集中办理报销，日期为【每周星期二、五为报销日】，遇特殊情况，报销人可先到财务复核单据后，自行拿单据给中心负责审批。

第六条  票据要求

一、报销单后单据及附件依次为：付款申请书、发票、物资明细/清单、活动计划书，其中明细/清单需加盖公章，其余原始票据应当客观真实、正式合法。

二、金额超过【2,000元】的支出，需签订合同、协议或附电商采购清单。

三、报销项目活动的（如活动费、专家培训费，劳务费、志愿者补助等），需附志愿者劳务费等签领表，以此作为报销依据。

    四、项目需申购的物资，发票需在“项目内容”例出商品清单，如商品数量多要求供应商打印物品明细单盖章，报销人填制出入库单（反映所购物品名称、数量、单价、金额），需填写出入库单物资标准请参考“第三节 资产管理制度”的第三条。

五、涉及到志愿者餐费、车费，需提供参加活动人员的签到表，以核算出餐费的标准。餐费以工作餐为主，(因特殊原因加班餐费30元，志愿者餐费20元)。

六、报销交通费，需注明事由和起止地址。

七、报销办公用品或材料等，需附物品明细单（反映所购物品名称、数量、单价、金额）。

八、填有大写和小写金额的凭证，大小写金额必须相符，在金额数字“￥”字样，填写须用规范字。

九、票据丢失原则上不予报销。

十、发票单位名称必须写【全称：东莞市莞香花青少年服务中心】及【纳税号：52441900055359125T】缺一不可。

 

 

东莞市莞香花青少年服务中心

2018年1月1日