东莞市莞香花青少年服务中心

档案管理制度（试行）

一、总则

（一）归档的文件材料必须年度立档，机构内部工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分类归档。

（二）同工应保证服务记录的完整性，按时上交服务档案。工作变更或因故离职时应将经办的材料向接岗同工、领域/项目主任及机构服务部门交接清楚，不得擅自带走或销毁。同工离职后发现服务档案有缺失的，机构有权向离职同工追溯补齐服务档案。

（三）同工有义务保证服务档案的真实性、及时性和有效性，并按规定定期报送给服务部门。

二、归档范围

包括但不限于本机构同工的服务记录（个案、小组、社区活动）、团队及机构行政管理相关的记录文书、督导记录及工作总结、影响和图片材料及其他与机构服务和管理相关的有保存价值的文书材料。

三、归档要求

    1.归档的文件材料，应按照保持真实的原则和归档要求特征，对文件内容进行归档。

2.在一个档案内要按问题或文件形成的时间，系统地安排。

3.应归档的文件、材料应由其负责同工收集全齐。

4.档案标题要简明准确，整理好的档案要确定档案的保管期限，原则上分为三年、两年、一年三种。

5.按中心专业服务档案编码要求进行编号。

6.全部档案组成后，要对档案做统一安排并编写档号，然后逐一登记，填写档案《附件清单》

四、归档方式

1.机构一线同工与服务对象进行交流服务，必须进行记录，并交机构归档。

2.一项服务已完成时（包括一个问题已解决，一件案件已处理等），由同工将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后交机构归档。

3.同工与督导的交流记录，应于交流结束后交机构归档。

4.每月定期归档专业服务档案，同工每月回机构参加例会时将上月专业服务档案及行政管理档案纸质版及电子版带回机构，交由机构服务部门归档

5.每年的十二月进行一次全面、彻底的归档，各位同工要把本年度应归档而未归档的全部文件移交机构服务部门归档。

五、档案保密

1.出于对服务对象隐私保密的原则，与服务对象交谈的服务记录不得私自转借；未获得机构服务部门或资源提供者明确同意下，不可向他人提供服务对象个人资料的档案。

    2.不允许转抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。

六、档案借阅

1.档案不许转借，只供借阅者本人查阅。

2.借阅期限不得超过一个星期，到期必须归还，如需要再借应办理续借手续。

3.借阅档案的同工必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。否则追究当事人责任。

4.借阅的档案交还时，必须当面交接清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告服务部门。

5.外单位借阅档案，应持单位介绍信，并经机构服务部门批准后方能借阅。

6.外单位摘抄卷内档案，应经机构服务部门同意，对摘抄的材料进行审查、盖章。

七、档案销毁

1.对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。

2.办理销毁手续，经机构服务部门批准，方可销毁。

3.销毁时要有两人以上监销，并在清册上签字。

（详见附录1-4）

附录1    《东莞市莞香花青少年服务中心档案查询申请表》

档案查询申请表

申请人：                                            填表日期：     年    月    日

附录2    《东莞市莞香花青少年服务中心档案转出记录表》

档案转出记录表

申请人：                                                 填表日期：     年    月    日

附录3    《东莞市莞香花青少年服务中心作废档案销毁登记薄》

作废档案销毁登记薄

审核：                   监督：                 执行：                          

附录4    《东莞市莞香花青少年服务中心档案借阅单》

档案借阅单

审核：                   保管人：               借阅人：

东莞市莞香花青少年服务中心

2018年1月1日