第三章 会议召集管理制度

第一节 目的

    为规范中心会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。

第二节 适用范围

    本制度适用于东莞市莞香花青少年服务中心总体的会议管理。两个团队分别召开的会议也可遵照其社工机构的会议管理制度。

第三节 管理权责

    一、负责中心会议的统筹协调及本制度的执行监督。

    二、行政组负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。

第四节 会议召集人职责

    一、会议召集人要提前与能起会议决策性作用人员沟通，在会议决策人员没有会议冲突的情况下再申请发放会议通知，会议通知要求至少提前1天发放，当天发放的会议通知，会议召集人要邮件或电话通知和提醒与会人员；

    二、召集会议时，要区分参加人员和邀请人员；具体事务的直接负责人为必须参加人员，之外的为邀请人员，邀请人员可选择性参加；

    三、会议开始后，召集人要说明会议的议题、议程、需解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等；

    四、会议过程中如果出现跑题的现象，会议召集人要及时控制、提醒会议剩余时间和中止与议题无关的发言，以确保回归议程；

    五、属讨论、决策性议题的会议，召集人应引导会议作出结论。对需集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；

    六、收到会议通知发放需求，预订会议室及准确无误的发放会议通知，会议通知邮件标题要显示会议主题、会议时间、会议地点。以便参会人能快速查看；

    七、遇紧急会议，但预订不到会议室时，要积极主动进行协调解决；

    八、隔天发放的会议通知，在会议开始前1小时，必须发放会议提醒；

    九、当天紧急临时会议，要电话通知与会人员，以保证与会人员准时参会；

    十、会议开始前，要提前20分钟调试好会议用设备（投影仪、笔记本及其它设备），并保证设备畅通；同时准备好会议签到表，并在会议签到表中填上必须参加人员名单，以便会议召集人核对；

十一、紧急重要的会议，在会议设备资源紧张的情况下，要积极与其它部门协调解决。

第五节 会议记录人员职责

    一、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。

    二、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。

    三、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。

    四、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。

    五、做好会议原始记录的日常归档、保管工作。

第六节 与会人职责

    一、必须参加人员须准时出席会议，因各种原因不能参会者，必须提前向会议召集人员请假，不得无故缺席或迟到,以免会议召集人在不知情的情况下等待而影响会议效率；

    二、会议期间，手机要调成振动模式；

    三、会议中，发言应言简意赅，紧扣议题,与会议无关的话题，严禁讨论；

四、遵循会议召集人对议程控制的要求，如需要提前离开会场，要知会会议召集人。

第七节 会议召开次数

一、全体员工大会，每年至少2次。

二、各团队自己召开的会议，每月至少一次。如有特殊情况，可两月一次。